Modèle proposé par GRIMI (grimi.fr), à adapter par le cabinet. Il ne constitue pas un avis juridique.
Procédure interne de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme
Cabinet : [dénomination, adresse, numéro d'inscription au tableau de l'Ordre]
Version : [n°] du [date] · Validée par : [nom, fonction]
1. Objet et champ d'application
La présente procédure organise la mise en œuvre, au sein du cabinet, des obligations de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT) prévues par le Code monétaire et financier et précisées par la norme professionnelle de l'Ordre des experts-comptables (NPLAB). Elle s'applique à tous les associés, collaborateurs, stagiaires et intervenants du cabinet, pour toutes les missions, [y compris les bureaux secondaires : lister].
2. Organisation et responsabilités
- Responsable de la mise en œuvre du dispositif LCB-FT : [nom]. Il tient la procédure à jour, organise la formation et établit le bilan annuel.
- Déclarant et correspondant TRACFIN : [nom(s)], désignés auprès de TRACFIN.
- Responsables de mission : appliquent la vigilance sur leurs dossiers et alertent le responsable en cas de doute.
- Contrôle interne : un contrôle permanent par les responsables de mission, et un contrôle périodique par [personne indépendante des dossiers contrôlés], selon le calendrier du point 10.
3. Approche par les risques
Le cabinet a établi une cartographie des risques de blanchiment et de financement du terrorisme propres à son activité, datée et revue au moins une fois par an (annexe 1). Sur cette base, chaque client reçoit un niveau de vigilance justifié par écrit :
- Vigilance simplifiée : [critères retenus par le cabinet].
- Vigilance standard : cas général.
- Vigilance renforcée : notamment personnes politiquement exposées, pays tiers à haut risque, opérations complexes ou inhabituelles, [autres critères du cabinet].
4. Entrée en relation
Avant toute acceptation de mission, le responsable de mission :
- identifie le client et vérifie son identité sur pièce justificative (personne physique) ou sur extrait d'immatriculation et statuts (personne morale) ;
- identifie le ou les bénéficiaires effectifs et conserve la pièce consultée, datée ;
- recueille l'objet et la nature de la relation d'affaires et les informations utiles sur l'activité du client ;
- vérifie si le client, ses dirigeants ou bénéficiaires effectifs sont des personnes politiquement exposées ;
- consulte le registre national des gels des avoirs ;
- attribue le niveau de vigilance et le justifie ;
- décide de l'acceptation, avec l'accord de [associé signataire] en cas de vigilance renforcée. Si l'identification est impossible, la mission n'est pas acceptée.
5. Vigilance constante et revues
Les dossiers sont revus selon leur niveau de risque : renforcée tous les [x] mois, standard tous les [x] mois, simplifiée tous les [x] mois. Une revue est aussi déclenchée par tout événement significatif : changement de dirigeant ou d'actionnaire, d'activité, de siège, opération inhabituelle. Chaque revue est datée et conservée.
6. Mesures de vigilance renforcée
Pour les clients en vigilance renforcée, le cabinet [recueille des informations complémentaires sur l'origine des fonds et du patrimoine, obtient l'accord de l'associé, raccourcit la fréquence de revue…]. Les mesures prises sont consignées au dossier.
7. Opérations atypiques et déclaration de soupçon
- Tout collaborateur qui relève une opération inhabituelle ou un soupçon alerte immédiatement [le déclarant], par [canal].
- Le déclarant examine l'alerte, la documente et décide de la déclaration à TRACFIN. L'analyse est conservée, que la déclaration soit faite ou non.
- L'existence d'une déclaration n'est jamais portée à la connaissance du client ni de tiers.
- Les déclarations et leur suivi sont conservés à part, avec un accès limité à [noms].
8. Gel des avoirs
Le client et ses dirigeants sont vérifiés contre le registre national des gels à l'entrée en relation et lors de [chaque revue / chaque mise à jour du registre]. En cas de correspondance, [conduite à tenir et personne à prévenir].
9. Conservation des documents
Les pièces d'identification, les éléments de la relation d'affaires et les analyses sont conservés pendant cinq ans à compter de la fin de la relation, dans [outil ou emplacement], classés de façon à être retrouvés rapidement.
10. Formation et contrôle interne
- Chaque collaborateur est formé à la LCB-FT à son arrivée puis [fréquence] ; la date, le contenu et les participants sont tracés.
- Le contrôle périodique porte chaque année sur [nombre] dossiers tirés au hasard, dont des dossiers en vigilance renforcée.
- Le responsable établit un bilan annuel du dispositif : contrôles réalisés, anomalies, actions correctrices, mise à jour de la procédure.
Annexes
- Annexe 1 : cartographie des risques du cabinet.
- Annexe 2 : grille de classification des clients.
- Annexe 3 : registre des formations.
- Annexe 4 : comptes rendus de contrôle interne.