Lors d’un contrôle LCB-FT, le contrôleur cherche à répondre à une question simple : le cabinet a-t-il un dispositif de lutte contre le blanchiment adapté à ses risques, et peut-il prouver qu’il l’applique, dossier par dossier ? Il examine d’abord les documents qui organisent le dispositif (procédure interne, cartographie des risques), puis un échantillon de dossiers clients pour vérifier que ce qui est écrit est réellement fait.
Qui contrôle les cabinets d’expertise comptable ?
Pour les experts-comptables, le respect des obligations LCB-FT est vérifié par l’Ordre, dans le cadre des contrôles organisés par les conseils régionaux sous l’égide du Conseil supérieur. Les contrôles sont menés par des professionnels désignés à cet effet. Le référentiel est la norme professionnelle de l’Ordre relative à la LCB-FT, la NPLAB, qui précise la façon dont le cabinet met en œuvre ses obligations.
Le contrôle porte sur la structure d’exercice et sur ses membres. L’approche par les risques s’applique aussi à l’Ordre : les cabinets les plus exposés peuvent être contrôlés en priorité.
Les documents que le contrôleur demande
Avant même d’ouvrir un dossier client, le contrôleur regarde l’organisation :
- la procédure interne LCB-FT : écrite, datée, adaptée au cabinet et à jour (modèle gratuit) ;
- la cartographie des risques du cabinet : les risques identifiés et les mesures qui y répondent (modèle gratuit) ;
- la grille de classification des clients : comment un client passe de vigilance simplifiée à standard ou renforcée ;
- l’organisation : qui est responsable du dispositif, qui est déclarant et correspondant TRACFIN ;
- la formation : qui a été formé, quand, sur quoi ;
- le contrôle interne : les contrôles réalisés, leurs constats et les corrections apportées, souvent réunis dans un bilan annuel.
Les dossiers clients examinés
Le contrôleur sélectionne ensuite des dossiers, et vérifie pour chacun :
- L’identification du client et la vérification de son identité, avec la pièce justificative.
- Le bénéficiaire effectif : identifié, documenté, avec la source consultée et la date.
- La connaissance de la relation d’affaires : activité, objet de la mission.
- Le niveau de vigilance et sa justification, cohérente avec la grille du cabinet.
- Les vérifications PPE et gel des avoirs, à l’entrée en relation puis lors des revues.
- Les revues périodiques : réalisées à la fréquence prévue, datées.
- Les mesures de vigilance renforcée quand le niveau l’exige.
- La conservation : pièces présentes et retrouvables.
Le contrôleur peut aussi s’intéresser au traitement des opérations atypiques : une anomalie relevée dans un dossier a-t-elle été analysée, et l’analyse conservée ?
Les écarts qui reviennent le plus
- Une procédure générique, recopiée d’un modèle sans adaptation, qui ne décrit pas ce que fait réellement le cabinet.
- Une cartographie absente ou jamais mise à jour.
- Des niveaux de vigilance sans justification, ou tous identiques.
- Le bénéficiaire effectif non documenté, ou documenté sans date.
- Aucune trace de la vérification PPE et gel des avoirs.
- Des revues prévues mais jamais faites.
- Une formation réelle mais non tracée.
- Des pièces dispersées entre boîtes mail, dossiers réseau et papier, qui ne peuvent pas être produites rapidement.
Le point commun : dans la plupart des cas, le cabinet fait une partie du travail, mais ne peut pas le prouver. En contrôle, ce qui n’est pas documenté est considéré comme non fait.
Que risque le cabinet ?
Les manquements relevés donnent lieu à des observations et à des demandes de mise en conformité. Selon leur gravité, ils peuvent conduire à des suites disciplinaires. Au-delà de la sanction, un contrôle défavorable entraîne en général un suivi plus rapproché du cabinet.
Comment préparer le contrôle
- Faites le point : le diagnostic LCB-FT gratuit reprend en douze questions les sujets examinés.
- Mettez à jour les deux documents socles : procédure interne et cartographie, datées.
- Testez-vous sur cinq dossiers tirés au hasard : pouvez-vous produire, pour chacun, l’identité, le bénéficiaire effectif, le niveau de vigilance justifié, la vérification PPE et gel, et la dernière revue ?
- Tracez la formation de l’équipe.
- Rassemblez les preuves au même endroit, classées de la même façon pour tous les dossiers.
Questions fréquentes
Le contrôleur examine-t-il tous les dossiers ? Non. Il travaille sur un échantillon. Mais chaque dossier de l’échantillon doit être complet : on ne sait pas à l’avance lesquels seront tirés.
Un logiciel LCB-FT est-il exigé ? Non, aucun outil n’est imposé. Ce qui est exigé, c’est que les obligations soient respectées et prouvées. Un outil aide surtout à rendre la preuve systématique et rapide à produire.
Combien de temps faut-il pour préparer un contrôle ? Cela dépend de l’état de départ. Un cabinet qui documente au fil de l’eau n’a presque rien à préparer ; un cabinet qui doit reconstituer ses dossiers peut y passer plusieurs semaines.
GRIMI garde, pour chaque client, l’identité, le bénéficiaire effectif, le niveau de vigilance justifié, les vérifications PPE et gel des avoirs et l’historique des revues, au même endroit et datés. Le jour du contrôle, le dossier se produit en quelques clics. Découvrez GRIMI.